Новое ИТ-решение Галактика НИОКР: инструмент поддержки договорной деятельности
Иван Еремеев, заместитель руководителя Аналитического центра корпорации "Галактика"
Научно-исследовательскую и опытно-конструкторскую работу (НИОКР) смело можно отнести к инновационной деятельности, которая во многом определяет стратегию развития предприятия и является основным двигателем экономического роста. Это сложный комплекс организационных, технических, технологических, ресурсных мероприятий, при котором решения зачастую принимаются в условиях динамично изменяющейся внешней и внутренней среды организации.
Чтобы эффективно управлять большим количеством совместных работ, параллельно текущих процессов, необходимо учитывать и контролировать одновременно сотни показателей, каждый из которых делится на десятки составляющих. Используя только лишь административные, организационные методы, задачу управления в таком виде деятельности, как научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки, не решить. Возникновение непредвиденных проблем технического характера, необходимость перераспределения ресурсов, появление новых рыночных возможностей требуют поддержки современных гибких ИТ-инструментов.
Корпорация "Галактика" давно сотрудничает с предприятиями и организациями, для которых НИОКР – одно из основных направлений деятельности. Разработка решения для автоматизации НИОКР велась в 2007-2008 гг. В результате корпорация смогла предложить своим заказчикам современное решение Галактика НИОКР, предназначенное для управления заказами на выполнение работ, включающими договора с заказчиками, контрагентами-субподрядчиками и работы внутренних подразделений предприятия. Решение адресовано научно-исследовательским и проектным институтам, конструкторским бюро и организациям, выполняющим проектно-изыскательские работы.
Галактика НИОКР поддерживает выполнение специфических задач НИОКР: управление заказами, договорами, платежами, учет трудоемкости работ, формирование фонда оплаты труда подразделений и его распределение на сотрудников, планирование экономических показателей и общий анализ деятельности предприятия. Это решение позволяет автоматизировать функции отдела договоров, планово-экономического отдела, бухгалтерии, руководителей центров финансовой ответственности, руководителей проектов. Следует подчеркнуть, что возможность организации проектного учета и эффективного управления портфелем заказов вызывают серьезный интерес со стороны руководителей предприятий, которые вместе с решением получают инструмент для планирования, контроля и анализа договорной деятельности. Решение по управлению заказами на НИОКР построено на базе системы Галактика ERP. Функциональная архитектура решения включает модуль Управление НИОКР и связанные с ним по бизнес-процессу другие модули системы.
Рис. 1. Функциональная архитектура решения Галактика НИОКР
Общий перечень бизнес-процессов, которые можно оптимизировать путем автоматизации средствами решения Галактика НИОКР:
- расчет плановых экономических показателей;
- ведение журнала заказов;
- ведение договоров с заказчиками и их классификация;
- ведение договоров с контрагентами;
- формирование смет затрат по заказам;
- корректировка смет затрат в процессе исполнения заказа;
- учет фактических затрат по заказам, этапам заказов и статьям затрат;
- формирование исполнительных смет по заказам;
- распределение оплат заказчиков на заказы и исполнителей работ;
- планирование экономических показателей деятельности на следующий год;
- контроль достижения экономических показателей в течение отчетного года;
- формирование фонда оплаты труда центров финансовой ответственности в разрезе тематики НИОКР;
- начисление оплаты труда сотрудников по тематике работ;
- подготовка аналитической и справочной отчетности;
Проводя обследование предприятий, как правило, мы обнаруживаем попытки лоскутной автоматизации процессов. Одна система применяется для бухгалтерии, другая – для договоров. При этом системы не совместимы друг с другом, не учитывают изменений законодательства. Обновлять их собственными силами – нет специалистов. И наступает момент, когда предприятие "перерастает" внедренные системы, когда для развития требуется построение единого информационного пространства. Именно на этом этапе предприятия часто к нам обращаются за помощью.
Галактика НИОКР позволяет вести единую базу данных предприятия по заказам и договорам. В карточке заказа видны все документы, когда-либо созданные или зарегистрированные в системе в процессе работы с заказом: договора, дополнительные соглашения, акты, накладные, счета на оплату, платежные поручения, акты взаимозачета, счета-фактуры, что позволяет легко контролировать состояние работ по заказу. Журнал учета заказов адаптирован непосредственно под деятельность НИОКР. С заказом может быть связан договор с заказчиком и несколько договоров с контрагентами. Система классифицирует заказы по видам деятельности, направлениям НИОКР, темам работ, группам заказчиков и другим признакам. Поддерживается иерархическая группировка этапов заказов. С этапом заказа может быть связано несколько этапов договоров с контрагентами.
Выделяются заказы, открываемые для выполнения работ по основной производственной деятельности предприятия, а также заказы на внутренние хозяйственные работы и инвестиционные проекты. Это позволяет разделить ответственность отдела договоров и планово-экономического отдела за ведение документов в системе.
Рис. 2. Управление заказами
Система Галактика НИОКР поддерживает различные средства контроля исполнения заказов. Это контроль актирования работ заказчику в зависимости от подписания актов контрагентов; контроль расчетов с контрагентами в зависимости от поступления платежей от заказчиков; контроль полноты оплат заказчиков за выполненные работы; хранение истории изменения статусов договоров и причин изменения; хранение данных о пользователях, выполнявших модификацию документов.
Автоматизируются рутинные операции управленческого персонала по подготовке и обработке документов. Система обеспечивает программное формирование одних документов на основании других. Например, поддерживается автоматизированное формирование следующей цепочки документов с наследованием данных: заказ – договор с заказчиком – календарный план договора – акты сдачи-приемки работ – счета заказчику на оплату работ – платежные требования.
Обеспечивается управление правами доступа должностных лиц к документам системы, регулирование прав пользователей на создание, утверждение и просмотр документов. Например, руководитель проекта имеет доступ только к своим заказам, руководитель подразделения имеет доступ на просмотр заказов своего подразделения, но не может их редактировать. Запрещается редактирование и удаление документов, переведенных в статус исполняемых. Исключается дублирование ввода данных. То, что системой фиксируются все действия пользователей по вводу и изменению информации в базе данных, повышает ответственность управленческого персонала за качество и оперативность обработки информации.
В применении системы Галактики в деятельности НИОКР есть важный аспект, который заведомо привлекает заказчиков больше остальных – экономический. "Галактика НИОКР" ведет четкое планирование и учет затрат, в результате чего удается минимизировать расход средств, предупреждая переплаты и перерасход средств. Например, смета по заказу рассчитывается еще на предконтрактной стадии подготовки договора с заказчиком и включается в план доходов и расходов предприятия после заключения договора. В ходе выполнения работ ведется контроль понесенных фактических затрат с учетом лимитов по статьям сметы заказа. Предусмотрено распределение понесенных затрат с одних заказов на другие либо с одних этапов заказа на другие.
Рис. 3. Планирование и учет затрат
Кроме того, Галактика НИОКР ведет учет трудоемкости собственных работ. Расчет смет затрат по заказам производится, исходя из запланированной трудоемкости работ подразделений-исполнителей. Фонды оплаты труда подразделений-исполнителей работ формируются на основе смет заказов.
В тематическом табеле подразделения за отчетный месяц по каждому работнику показывается его затраченная трудоемкость и оплата труда в разрезе заказов, этапов заказов и видов оплат. Мониторинг текущих процессов позволяет перераспределять трудозатраты работников с одних заказов на другие путем формирования актов переноса трудозатрат.
Оперативный анализ экономических и финансовых результатов деятельности - внешне наиболее очевидная выгода руководству предприятия от использования решения Галактика НИОКР. Сводные аналитические документы формируются в системе путем обработки большого объема информации, формируемой в разных подразделениях аппарата управления предприятия.
Аналитические показатели группируются по заказам, ведущим подразделениям, подразделениям-исполнителям, кварталам года, собственным работам, работам контрагентов. А контроль исполнения можно производить вплоть до ежедневного состояния по всем текущим заказам предприятия. Руководители могут оперативно контролировать сметные, заактированные, принятые заказчиком и оплаченные объемы работ, приятые и оплаченные объемы работ контрагентов, критичные по срокам и просроченные этапы работ, дебиторскую и кредиторскую задолженность по заказам.
Применение решения Галактика НИОКР дает возможность научно-исследовательским и проектным институтам, конструкторским бюро и организациям, выполняющим проектно-изыскательские работы:
- получить гибкий ИТ-инструмент поддержки принятия управленческих решений в условиях динамично изменяющейся внешней и внутренней среды организации;
- организовать эффективную систему управления договорной деятельностью.
- повысить скорость и качество планирования заказов и договоров;
- оперативно контролировать состояние исполнения заказов;
- повысить ответственность управленческого персонала за качество и оперативность обработки информации;
- снизить трудоемкость подготовки и обработки документов, исключить дублирование ввода данных;
- повысить качество и оперативность анализа результатов деятельности предприятия.