Алексей Хрущев
1. Введение
В этой статье хочется поделиться нашим опытом внедрения ERP-системы IFS Applications, рассказать о наших проектах, о востребованной функциональности, о корпоративной методологии ведения проектов.
Статья состоит из трех частей. Первая часть посвящена наиболее интересным функциональным возможностям, которые уже опробованы и внедрены, далее освещается функциональность, которая сейчас активно нами предлагается для внедрения, а в третьей части затрагиваются некоторые вопросы процесса внедрения исходя из нашего опыта.
2. Это работает уже сейчас
Поставки
На многих предприятиях, особенно на крупных, исторически складывается некоторая логистическая структура, которая не меняется годами. Как показывают предпроектные обследования наших заказчиков, часто имеется дублирование функций, излишне многоступенчатое утверждение документов, отсутствует контроль выполнения заявок снабжения, и как результат - производственным подразделениям приходится снова и снова подавать заявки на приобретение товаров, т.к. предыдущие не рассматриваются, теряются или они не знают, что с этими заявками происходит. С другой стороны, в условиях дефицита оборотных средств, отделы снабжения не могут правильно и обоснованно распределить имеющиеся средства - нет информации о приоритетах, сроках, о связи с конкретными источниками заявок и т.п. Существует также проблема "личной заинтересованности" сотрудников отделов снабжения, отсутствия реальных тендеров на приобретение материалов и комплектующих.
В таких случаях необходимо начинать как раз с реинжиниринга бизнес-процессов на основе информационной технологии, предоставляемой IFS Applications. По некоторым оценкам, только наведя элементарный порядок в процессе закупок, можно сэкономить около 10-20% от общих затрат на снабжение.
Когда мы внедряем поставки, то с каждой сделкой увеличивается прозрачность и доступность информации о снабжении - кто товар заказал, когда нужно будет платить и сколько, когда товар будет отправлен, какими партиями и когда он придет на склад, как его нужно будет проверять, в какую ячейку складывать, как маркировать. Планирование поставок позволяет уделить больше времени на выбор оптимального поставщика, например, по критерию минимизации TCO (Total Cost of Ownership) - совокупной стоимости владения, при этом учитывается не только цена приобретения, но и затраты на доставку от поставщика, наличие и качество локальной сервисной инфраструктуры поддержки этого класса продукции, гарантийные обязательства. При наличии подробного плана платежей и поступлений менеджеры стараются заключить договоры на снабжение таким образом, чтобы не допустить платежи в период острой нехватки оборотных средств.
Один из путей к минимизации издержек при снабжении - выбор оптимальных маршрутов и схем доставки оборудования на склад. Система позволяет не только отслеживать прохождение грузами контрольных точек, но и автоматически вычислять среднее время доставки товаров от конкретных поставщиков до склада компании на основании усредненных данных предыдущих периодов.
Отслеживание этапов поставок по заказам
При длительных сроках поставки товаров, особенно из-за границы, контрагенты наших клиентов начинают волноваться о судьбе своих грузов. Система позволяет отслеживать прохождение грузами контрольных точек и является основой для информирования заинтересованных лиц.
Контроль качества товаров, помещаемых на склад
В эпоху тотальной заботы компаний о качестве своих товаров и услуг, сертификации предприятий под стандарт ISO 9000, все большее значение приобретает автоматизация контроля качества комплектующих и материалов при приеме их на склад. Все новое, как говорится, хорошо забытое старое. Раньше, да и сейчас, особенно на предприятиях "оборонки", невозможно приять на склад партию, например, стального прутка, не проведя физико-химического анализа этого товара. В нашей системе есть встроенная поддержка таких операций.
Штрих-кодирование
Штрих-кодирование в системе успешно применяется при маркировке товаров на складе, основных средств, ячеек склада (для быстрого проведения инвентаризации конкретных ячеек) и при формировании упаковочных этикеток на коробки.
Считывание кодов производится при инвентаризации, упаковке и контроле межцехового перемещения товаров и полуфабрикатов. Если принимается на склад товар с серийными номерами, которые представлены в виде штрих-кодов, то они тоже сканируются и автоматически вводятся в систему. В последнем нашем проекте мы организовали печать штрих-кодов на специальном промышленном термодиффузном принтере, который печатает этикетки на специальной клейкой бумаге. Существует также возможность использовать клейкую специальную бумагу формата A4 с произведенной разлиновкой (надрубкой) на несколько небольших этикеток. На такой бумаге можно печатать штрих-коды на обычных лазерных или струйных принтерах.
Помимо указания номенклатурного номера и описания товара, на этикетке можно разместить графу с его серийным номером (также в виде штрих-кода), номером партии, номером заказа клиента, логотипом компании и др. Такая этикетка будет играть также рекламную роль, т.к. она сразу выделяется необычностью и информативностью на упаковке товара.
В качестве сканера штрих-кодов мы использовали ручные сканеры фирмы Texas Instruments, которые могли без дополнительной настройки считывать коды различных стандартов и обладали высоким разрешением. Очень удобно включать такие сканеры в разъем клавиатуры компьютеров, которые установлены на местах регистрации приема товаров на склад, при этом никакого специализированного ПО не требуется.
Учет по партиям и серийным номерам
Одним из принципов систем контроля качества товаров и услуг является тот факт, что по любому конечному продукту мы можем проследить всю историю его производства от покупки комплектующих и материалов до финальной сборки и транспортировки. Это требуется для того, чтобы определить партию "подозрительного" товара снабжения, выделить поставщика, который это допустил, и перепроверить остатки товаров, полученных от этого поставщика.
Учет товаров по серийным номерам играет важную роль для отслеживания гарантийных обязательств как по проданным, так и по закупленным товарам.
Складское хозяйство
Резервирование товаров. Данная функциональность выгодно отличает систему IFS Applications от "простых" торговых систем. Особенно интересна функциональность, которая обеспечивает автоматическое резервирование товаров при приеме их на склад под конкретный клиентский заказ, если закупка товаров была осуществлена специально для покрытия данного клиентского заказа.
ABC-анализ. Возможность системой автоматически проводить ABC-анализ движения товаров позволяет говорить о складском модуле не просто как об учетном ПО, а как об аналитическом инструменте, влияющем на выбор оперативных решений по ведению бизнеса компании (что покупать, из чего нужно создавать запасы, а из чего нет, от какого товара срочно избавляться и т.д.). Классический ABC-анализ, который является статистическим методом, основанным на соотношении Парето - 20/80 (например, 20 процентов номенклатуры товаров приносят 80% оборота компании и т.п.), которое было эмпирически выведено на большом количестве экспериментальных данных и которое имеет универсальный характер применения. Однако IFS Applications позволяет переопределить это соотношение в целях получения более точных границ классов A, B, C - с учетом особенностей работы компании по определенному критерию.
Поставки как часть ремонтного решения (EAM)
Понятно, что для ремонтной деятельности предприятий необходимы материалы, запчасти, инструменты, привлечение внешних соисполнителей и т.п. Товары необходимо приобретать, хранить и планировать их приобретение. Также необходимо учитывать привлечение к ремонтной деятельности сторонних организаций (например, для наладки специализированной аппаратуры). Многие предприятия начинают самостоятельно оказывать услуги в сфере ремонтной деятельности на коммерческой основе, и встает вопрос об оценке себестоимости таких работ и об учете всех финансово-поставочных аспектов такого рода бизнеса. Мы смогли настроить систему так, чтобы она полностью удовлетворяла таким требованиям.
Очень удобным инструментом для обоснования необходимости и планирования приобретения конкретных товаров (запчастей, материалов) для выполнения ремонтных работ является прямая ссылка на определенную работу, операцию по обслуживанию того или иного оборудования. Чем точнее мы составим план поставок для обеспечения ремонта и обслуживания оборудования, тем больше оборотных средств компании сэкономим. Такая функциональность также оказалась интересна нашим заказчикам.
Присвоение номера новому товару
В настоящее время в системе отсутствуют средства для автоматизации процедур кодирования товаров - особенно тяжело провести правильную кодировку нового товара (непонятно, на каком номере остановилась монотонно возрастающая нумерация товаров внутри товарной группы). Прежде всего, необходимо полностью быть уверенным, что данный или похожий товар еще не введен в систему. Если его нет, то может быть использована наша новая кнопка. Мы сделали дополнительную кнопку генерации нового номера товара в диалоговом окне "Товар сбыта". При нажатии на эту кнопку производится поиск максимального кода товара из этой товарной группы в общем реестре товаров и формируется следующий порядковый номер товара из этой группы, который уже далее используется стандартным образом.
Финансы
Основным условием, обеспечивающим стабильность деятельности любой компании и служащим базой для дальнейшего ее развития в быстроменяющихся условиях, является создание и внедрение наиболее оптимальной и, по возможности, гибкой модели бизнес-процессов или, иначе говоря, набора схем текущей операционной деятельности компании, которые включают в себя: структуру компании, внутренние нормативы деятельности подразделений, процедуры взаимосвязей между ними, порядок документооборота и отчетность. Финансовое решение, являясь неотъемлемой частью бизнес-модели, выступает самым важным инструментом для контроля и управления компанией.
Решение IFS Финансы позволяет учитывать специфику бизнес-процессов компании, осуществлять регистрацию и мониторинг финансовых событий в соответствии с принятой в компании учетной политикой, предоставлять необходимые данные для планирования, обеспечивать менеджеров компании необходимой информацией для анализа и принятия как оперативных, так и стратегических решений. В частности, при реализации требований некоторых из наших заказчиков, были разработаны и настроены в системе в качестве базовых справочников план счетов и совокупность аналитических кодов, на основе которых хозяйственные операции регистрировались в системе в соответствии с принципами GAAP/IAS. С использованием стандартной функциональности Генератора отчетов, являющегося частью модуля IFS Финансы, были произведены настройки для формирования отчетов в форматах GAAP/IAS. Кроме того, используя аналитические коды, пользователи модуля IFS Финансы имеют возможность сгруппировать необходимые данные, например, по центрам ответственности/затрат или по видам деятельности и сформировать запрос или отчет для оперативного анализа и контроля, и одновременно проследить, из чего сложилась та или иная сумма и на основании какого первичного документа.
Одним из основных оперативных методов контроля финансового состояния организации был и остается анализ кредиторской задолженности. При регистрации счетов-фактур (инвойсов) поставщика их можно связать с конкретными поступлениями, в том числе с уплаченными авансами. Менеджеры могут увидеть в системе по каждому заказу снабжения: какие были инвойсы, есть ли поступления, по которым не были зарегистрированы инвойсы, есть ли инвойсы, по которым еще не поступил товар. Соответственно, отслеживаются оплаты по инвойсам, можно просмотреть и проанализировать всю историю взаимоотношений с данным поставщиком, увидеть кредиторскую задолженность по срокам, утвердить план платежей. Все эти возможности просты в использовании, доступны через отчеты и запросы в режиме реального времени. Менеджерам, ответственным за управление кредиторской задолженностью, нет необходимости обращаться к бухгалтерским проводкам для получения необходимой аналитической информации, поскольку соответствующие запросы и отчеты формируются на основе документов, зарегистрированных в системе. Так один из наших заказчиков получил возможность на основе данных, имеющихся в системе, увидеть в одной экранной форме всю картину расчетов по разным заказам с одним поставщиком, что позволило легко определить текущую задолженность и обоснованно отложить платеж на очень крупную сумму во избежание значительных расходов, связанных с изменениями курсов валют.
При использовании IFS Финансы совместно с IFS Поставками вся информация об отгрузках автоматически попадает из поставок в финансовый модуль. Руководство предприятия и менеджеры по продажам имеют возможность оперативно отслеживать в системе всю историю расчетов с конкретным дебитором в реальном масштабе времени. Указание для каждого дебитора размера предоставляемого ему кредита автоматически блокирует отгрузку товара, если кредитная линия превышена. Решение о разрешении отгрузки может принять только уполномоченный на это исполнитель.
Для финансовых менеджеров вся информация поступает в главную книгу автоматически и доступна для анализа и принятия управленческих решений в различных разрезах. Наряду с отчетами по главной книге, в системе большое количество отчетов, построенных на основании зарегистрированных в системе документов.
Для принятия обоснованных управленческих решений очень важно иметь информацию об ожидаемом движении денежных средств. Модуль IFS/Финансовый анализ позволяет пользователям получить информацию об ожидаемом движении денежных средств на основании зарегистрированных в системе заказов снабжения, сбыта, счетов-фактур со сроками их оплаты, а также введенных вручную ожидаемых поступлений и отчислений денежных средств.
3. Новые горизонты
Жизнь не стоит на месте, конкурентная борьба между компаниями охватывает всё новые области бизнеса, на первый план выходят аспекты внутренней организации работы в компании, информационных технологий, которые в ней используются. Что же нового может предложить IFS?
SCM - Управление цепочками поставок
В настоящих экономических условиях, многие наши потенциальные клиенты стараются создавать группы компаний из нескольких аффилированных бизнес-структур, например, для организации сети дистрибуции. При этом возникает проблема обеспечения общей слаженности и управления всей логистической цепочкой связанных компаний для обеспечения высоких стандартов обслуживания клиентов.
В рамках такой функциональности система IFS Applications может предложить достаточно удобные средства автоматического информационного взаимодействия таких компаний из цепочки, при этом используется единый каталог товаров, автоматические электронные сообщения (EDI - Electronic Data Interchange) между компаниями об обмене заказами, прайс-листами и счет-фактурами. В новой, только что вышедшей версии системы имеется расширенная функциональность по резервированию товаров по одному клиентскому заказу в разных компаниях-звеньях цепочки.
CRM - Управление отношениями с клиентами
Как отследить работу сотрудников отдела продаж, как определить какие предложения и документы были посланы клиентам, как организовать маркетинговые компании, как поддержать телемаркетинг, как распределить информацию и знания между всеми и как получить реальную картину работы? На все эти вопросы помогает ответить модуль "Продажи и маркетинг". Изначально этот модуль был разработан отдельно от IFS, но потом полностью с ней был интегрирован. Он может работать автономно (на Oracle, MS SQL или MS Access), а потом проводить синхронизацию с центральным сервером. Это позволяет организовать работу продавцов вне офиса, прямо у клиентов. При этом такие мобильные агенты по продажам обладают всей необходимой информацией по ассортименту продаваемых товаров, по истории взаимоотношений с клиентами, какие были уже выставлены предложения и т.п., а главное могут быстро и качественно оформить заказ сбыта прямо на территории клиента практически с теми же возможностями, что и находясь на своем обычном рабочем месте. Естественно, при работе видны все коммерческие предложения, заказы и счета-фактуры по конкретному клиенту.
Данный модуль достаточно тесно интегрирован с популярными офисными программами, а в новой, 2004 версии, разработчики декларируют полную интеграцию с Microsoft Office.
Еще одна интересная особенность - пока потенциальный клиент не стал настоящим клиентом (оформил заказ), информация о нем не попадает в центральный сервер и не "засоряет" БД. В момент регистрации заказа он автоматически регистрируется в модуле IFS Сбыт.
Конфигуратор продаж и продажи по Сети
Конфигуратор продукции служит для более качественной и эффективной организации технологического процесса торговли товарами, которые могут быть поставлены с множеством возможных опций и вариантов, в том числе и при торговле технически сложным оборудованием. Классический пример - широко известная фирма IKEA, которая занимается продажей мебели и может иметь в своем ассортименте совершенно одинаковые стулья, отличающиеся только по цвету. У стульев все одинаково - и цена, и поставщик и накладные расходы, только цвет отличается. Раньше приходилось присваивать различные коды товаров, теперь можно использовать один, и хранить информацию о конкретной конфигурации товара, например о цвете.
Данный модуль предоставляет механизм, который позволяет вводить конкретные величины параметров (размеров) товаров и их конфигурации, проверять принципиальную возможность их исполнения (изготовления) и совместимость выбранных опций. Например, при определенном размере лопастей вентилятора, возможны только несколько конкретных вариантов мощностей электродвигателя. Система проверяет наличие обязательных величин, их непротиворечивость, оформляет заказ и автоматически определяет себестоимость такого сложного варианта. Далее автоматически производится проверка наличия выбранной конфигурации на складе и, при необходимости, производится заказ такого товара с указанной конфигурацией у поставщика или размещается заказ на комплектацию или производство.
Модуль "Конфигуратор продукции" имеет также Web-интерфейс, который позволяет пользоваться этим модулем не только из офиса компании, но и из любого места, где есть Сеть, а также покупателям. Покупатели могут рассмотреть "товар лицом", т.к. в модуле встроена поддержка мультимедийных данных (иллюстраций, клипов, звукозаписей и т.п.).
Эффективность бизнеса
Как одним взглядом охватить дела во всей компании, сколько проектов идет хорошо, сколько задерживается? Как у нас с оборотными средствами? Как качество выполнения заказов клиентов? Как поставщики справляются со своей работой? Какова эффективность работы всего парка оборудования и предприятия в целом? Эта и много другой информации ежедневно требуется руководителям всех уровней для принятия правильных управленческих решений и оценки их эффективности.
В системе IFS данная функциональность реализована на основе методики Balanced Scorecard (BSC) - Системы сбалансированных показателей. Для каждого ключевого параметра бизнеса составляется специальная аналитическая функция, которая следит за некоторым множеством параметров деятельности предприятия. Далее такая функция нормируется и устанавливаются рамки (диапазоны) значений, когда все "плохо", "нормально" и "хорошо". Далее результаты функции с некоторой временной дискретностью выводятся на экран компьютера пользователя-руководителя в виде, например, всем привычной автомобильной панели приборов со своими спидометрами, уровнями бензина, лампочками сигнализации низкого уровня жидкости в бачке омывателя или сигналами износа колодок. Каждый такой "прибор" на такой виртуальной приборной панели отображает состояние своего параметра деятельности предприятия. Таким образом, можно одним взглядом охватить и оценить огромное количество оперативной информации о работе предприятия. Понятно, что эта функциональность будет востребована тогда, когда будет достаточное количество первичных данных в оперативном доступе - в едином информационном пространстве. Конечно, что при необходимости всегда можно найти конкретную причину "плохого" или "хорошего" состояния дел путем уточнения и конкретизации данных - это также обеспечивает система.
Управление персоналом
"Employees are your enterprise's greatest asset and are a crucial for its valuation and growth" - сотрудники - это величайший актив вашего предприятия и ключевой для его оценки и роста. Именно такой подход был реализован разработчиками системы IFS Applications при создании этого многофункционального решения IFS Персонал.
Управление персоналом не является вторичной функцией на предприятии, поскольку она касается самого значимого и ключевого, что есть на предприятии. Утверждение, что персонал - это важнейший ресурс, не просто фраза, а существующая реальность. Поэтому решения, предлагаемые IFS Персонал призваны не только дать ответы на такие вопросы как, например, какой уровень квалификации необходим компании на сегодня и на долгосрочную перспективу, каков размер сверхурочных работ на текущий момент, какова предельная величина расходов на персонал, но также предоставить пользователям инструменты планирования, принятия оперативных и стратегических решений и расширенного контроля. В целом, функциональность подсистемы IFS Персонал покрывает следующие задачи: эффективное управление персоналом, возможности для стратегического управления и развития бизнеса компании, гибкая оперативная отчетность по использованию рабочего времени, которая в том числе обеспечивает контроль и анализ расходов по проектам, расширенный контроль за состоянием профессионального уровня персонала, планирование обучения и развития персонала, а также приема на работу новых сотрудников требуемой квалификации в соответствии с теми стратегическими задачами, которые компания ставит перед собой.
4. Опыт внедрения
Использование корпоративной методики внедрения AIM
При внедрении системы IFS Applications мы используем корпоративную методологию внедрения AIM.
Подготовка к внедрению, само внедрение и этап промышленной эксплуатации системы.
При этом на каждой фазе имеются определенные и ясные стандартные вехи, что позволяет просто и ясно управлять, контролировать выполнение и анализировать проект.
Отслеживаются следующие направления деятельности на проекте:
· Управление самим проектом внедрения - контроль времени, бюджета и результатов
· Управление бизнес-процессом - насколько соответствует текущий бизнес-процесс целям всей компании клиента и на сколько полно IFS его поддерживает.
· Управление технологическим решением - какая требуется функциональность для поддержки бизнес-процессов (Стандартная + общие добавки + модификации + интеграция с другими системами)
· Управление данными - какие данные должны быть перенесены из предыдущих систем, какие дополнительно введены и т.п.
· Управление техническим обеспечением - как предложенное решение и на какой технике будет работать.
Обучение Заказчика стилю проектной работы
Главная проблема, с которой мы столкнулись при использовании методологии, - это неготовность заказчиков к проектной организации труда, к тому, что внедрение системы - это большая ответственность не только рабочей команды проекта со стороны исполнителя, но и со стороны заказчика. Речь идет не о каких-либо препятствиях и препонах, речь идет о том, что мы по-разному оценивали нашу ответственность за совместно подготовленные и согласованные документы, ответственность за выполнение плановых сроков, за проектные решения, фиксированные в документах и протоколах совещаний. В процессе работы приходилось учить проектному стилю работы рабочую команду проекта со стороны заказчика, в частности планированию работ с помощью общепринятых инструментальных средств, умению читать документы, ответственности за принятые и согласованные проектные решения.
Полная информационная прозрачность
Одной из основ взаимодействия с заказчиком является полная информационная прозрачность всех рабочих и управленческих процессов при внедрении системы. Заказчик всегда информирован о том, какие работы выполнены или на какой стадии они сейчас находятся, с какой целью выполняются те или иные работы, где используются эти результаты, какие проблемы встретились при реализации, как они разрешались.
Управляющий комитет проекта
В соответствие с методологией AIM для управления проектом формируется Управляющий комитет проекта, который состоит из директоров и руководителей проекта со стороны исполнителя и заказчика. На регулярных (еженедельно или один раз в 2 недели) совещаниях Управляющего комитета обсуждаются вопросы планирования, хода выполнения проекта, проблемы, которые требует обсуждения и решения. Руководители проекта готовят Отчет о ходе выполнения проекта, утверждаемый на таких заседаниях, в котором отражается прогресс достижения этапов плана работ, проблемы, риски и уточняются планы мероприятий на ближайший отчетный период.
Совместное планирование работ
В ходе выполнения работ по внедрению, обследованию объекта автоматизации, обучению персонала, настройки системы, приемо-сдаточных испытаний, запуску системы в эксплуатацию всегда сложно скоординировать деятельность различных служб заказчика и исполнителя. Для реализации всех этих работ необходимо выделить время сотрудников, которые, как правило, не освобождались от выполнения непосредственных служебных обязанностей. Если общие этапы проекта зафиксированы в контрактных обязательствах сторон, то их реальное воплощение реализовано в совместном планировании деятельности и сочетании план-графика работ обеих команд проекта. Известно, что тем самым формируется единая команда внедрения, состоящая из представителей заказчика и исполнителя. Совместное планирование работ увеличивает сложность планирования и зависимость от внешних факторов, но повышает качество работ и обеспечивает общий успех проекта.
Точно сформулированные цели проекта
Полная вовлеченность представителей заказчика в проект внедрения позволяет частично устранить одну из основных проблем внедрения информационных систем: изменение спецификации требований в процессе работы над проектом. К сожалению, при внедрении любой сложной системы изменяются как объективные, так и субъективные представления заказчика о приоритетах задач, которые решаются при автоматизации, происходит завышение ожиданий от эффекта автоматизации как панацеи от всех управленческих проблем. Очень часто появляется желание развить успех, решив все задачи сразу, забывая о проделанной подготовительной работе, о необходимости постепенного совершенствования компании и автоматизируемых бизнес-процессов.
Фундамент для продвижения вперед
Проект успешно завершен. Что дальше? Модульность IFS Applications позволяет последовательно наращивать объем автоматизации бизнес-процессов, расширяя функциональность корпоративной информационной системы. После внедрения базовых бизнес-процессов, автоматизации основных управленческих и учетных решений, следует расширять и углублять автоматизируемые функции за счет охвата вспомогательных служб, анализа накопленной информации, использования полной функциональности уже внедренных модулей, обучения персонала заказчика дополнительным возможностям системы. Полный анализ проекта внедрения позволяет нашим заказчикам прогнозировать шаги развития корпоративной информационной системы.
5. Заключение
